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パソコンの仕事で役立つショートカットキーの特集

ショットカートキーを知らない初心者にとってパソコンでの仕事に煩わしさを感じたことがあると思います。ここでは、パソコン仕事で役立つ便利なショートカットキーを紹介しています。

データ入力の場合

初心者にとって最初のハードルは、データ入力ですが、多様で複雑なパソコン操作の内、ショートカットキーを覚えるだけでも違います。データ入力をする場合は、CtrlキーとCやV、そしてSを覚えておくのがおすすめです。Ctrl・Sキーは、現在編集しているファイルの上書き保存の意味で、こまめにファイルを保存するのに便利です。保存しないままデータ入力を続けると、突然フリーズした時に作業が台無しになりますから、定期的に保存する癖をつけておきたいところです。

マウスでメニューから上書き保存を選ぶのは手間ですが、ショートカットキーであれば手元を見ずに、2つのキーを押すだけで完了となります。Ctrl・Cキーは、選択しているテキストのコピーで、他のソフトなどからフレーズをコピーしたい場合に役立ちます。テキストの一部、あるいは全部をコピーできるので、覚えておいて損をすることはないでしょう。

コピーとセットで覚えておきたいのは、貼り付ける機能のCtrl・Vキーです。入力作業時には、何度も同じデータが登場したり、入力する必要がある場面に遭遇します。この時にコピーと貼り付けのショートカットキーを知っていると、パソコン操作が捗って仕事の効率が上がります。初心者だけでなく、中級者や上級者になっても使える基本ですから、早めに覚えて実践で活用しましょう。

エクセルの場合

表計算のエクセルといえば、オフィス業務では欠かすことのできないソフトで、ショートカットキーの理解が作業効率を大きく左右します。初心者は機能の意味や使い方を覚えるだけでも大変ですが、パソコン操作を身につけたいのであれば、早い段階でショートカットキーを覚えることをおすすめします。Ctrlとスペース、Shiftとスペースキーはそれぞれ、列の全選択と行の全選択です。マウスでもこれらの操作はできますが、手を離さずに操作できるだけでも、かなり効率に違いが出てきます。

ちなみにセルや行、列の挿入はCtrl・Shift・プラスキーで、逆に削除はCtrl・マイナスキーです。機能的には地味ですが、エクセルの作業中に使用すると効果は絶大なので、地味に役立つ優れたショートカットキーだといえます。数字の合計を出す場合に使用するSum関数は、Shift・Alt・イコールキーの3つで一発です。

シートを左右に移動するCtrl・PageUP、Ctrl・PageDownは、初心者が覚えて使うと地味に効いてきます。エクセルには小技的なキーの組み合わせが、たくさんあるので、簡単なものから覚えていくのが良いでしょう。画面を見てメニューから機能を探すのは大変ですが、キーボードだけで完結するパソコン操作を使いこなすと、抵抗感は薄れて作業が楽しくなるはずです。

パワーポイントの場合

パワーポイントのショートカットキーは、パソコン操作の基本的なものが多く、ファイルの上書き保存やコピーと貼り付けに加えて、グループ化の操作などが加わります。図形を用いるパワーポイントでは、いわゆるオブジェクトの編集を行う機会があります。複数のグループを1つにまとめたい場合はCtrlとG、逆に解除するにはCtrl・Shift・Gです。

スライドにある全てのオブジェクトの選択はCtrlとAキー、書式込みのコピーはCtrl・Shift・Cキーで、同じく貼り付けはCtrl・Shift・Vです。書式は、初心者にとって少し分かりにくいですが、ようはテキストにフォントの種類や色の情報を含めるか否かです。オブジェクトを選んで編集したい時は、F2キーを1つ押すだけなので覚えるのも簡単です。

F5キーを押せばスライドショーが始まりますし、矢印の右キーかスペースキーで次のスライドが表示できます。スライドを戻すのは左矢印かBackSpaceキーですが、実は矢印の上下やNとPキーでも、スライドの行き来が可能です。特定のスライドを表示したい場合は数字とEnter、ペンで書き込むにはCtrlとPです。一度に全てを覚えるのは無理なので、まずは編集とスライドショーの基本的なショートカットキーを1つずつ覚えましょう。

ワードの場合

ワードのショートカットキーで初心者におすすめなのは、直前の操作を取り消すCtrl・Zです。文字の打ち間違いや操作のミスで何かと役立ちますから、パソコン操作の基本として頭に入れておくべきです。取り消しを止めたい場合は、Ctrl・Yで取り消し操作をキャンセルできます。この2つはセットで使うものですから、真っ先に覚えて積極的に活用しましょう。

テキストを太字で強調したい時は、テキストを選択してCtrlとBを押すだけです。CtrlとIだと斜体、CtrlとUでテキストに下線がつきます。B・I・Uは、実はそれぞれボールドとイタリック、アンダーの頭文字です。つまり、ショートカットキーは適当なキーが割り当てられているわけではなく、機能を意味する英語の頭文字が設定されています。ただし全てがそうとは限らず、複数の機能の間で頭文字が被る場合は、2文字目が割り当てられることもあります。

テキストのフォントを変えたい時は、Ctrl・Dでダイアログが表示されますから、そこでフォントの種類やサイズを指定しましょう。地味に便利なテキスト揃えは、CtrlとEで中央、同じくLキーで左揃え、Rキーなら右揃えになります。テキストそのものではなく書式のみをコピーするならCtrl・Shift・C、テキストを選択してCtrl・Shift・Vを押すとコピーした書式の適用です。

AutoCADの場合

CADソフトのAutoCADは、オフィスソフトとは目的も機能も異なるので、ショートカットキーもかなり異なる傾向です。AutoCADのショートカットキーは、1キー以上で単機能を発揮するパソコン操作のスタイルとなっています。Ctrl・Cでオブジェクトのコピー、Ctrl・Vで貼り付けといった、他のソフトでもお馴染みの組み合わせはあります。

しかしCキー1つで円、Mキーで移動、MIでミラーリングといった操作はAutoCAD特有で、初心者にとってやや違和感があると思われます。ただキーが機能の頭文字なのは変わりませんから、そこは機能の英語名とセットで覚えるのが得策でしょう。ローテートの頭文字のROで回転、アークのAで円弧、連結を意味するジョイントにはJキーが割り当てられています。長方形はRECでポリゴンはPOL、長さを変更するならRENで、Xキーを押すとオブジェクトの分解です。

初心者がCADで直面しがちなオブジェクトの配置のズレは、F7のグリッド表示、F3のオブジェクトスナップで解消します。F9を押せばグリッドスナップが有効になるので、視覚的にグリッドに合わせてオブジェクトを配置できます。ショートカットキーが豊富なので覚えるのは大変ですが、初心者を脱却したいなら習得の欠かせないパソコン操作です。

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